De ervaring van E. Den Dekker

Urenregistratie en Roosteren

Hoe Distributiecentrum e. den dekker haar workforce EFFICIËNTER maakte. 

Bij distributiecentrum E. den Dekker zorgen honderd medewerkers in binnen- en buitenland dagelijks voor de import en export van verse planten naar retail en groothandels in heel Europa. Daar komt uiteraard veel automatisering bij kijken. Toch ging hier tot voor kort alle urenregistratie en roostering van personeel nog met de hand. Daarvoor gebruikten medewerkers pen, papier, whatsapp, excel-lijsten en veel onderbuikgevoel; geen ideale situatie. Om de efficiency op basis van data te kunnen verhogen besloot E. den Dekker vier jaar geleden om met het PEP total workfoce platform te gaan werken voor hun vaste medewerkers en voor de flexkrachten. Max Lumenta, Logistiek Manager, vertelt over de situatie voor en na de inzet van PEP.

Productiviteit en efficiency verhogen

“Wij werken samen met meerdere uitzendbureaus. Voordat we onze urenregistratie en personeelsplanning automatiseerden hielden we dus verschillende soorten urenbriefjes en excel-lijsten met de hand bij. Dat was natuurlijk ontzettend foutgevoelig. Zo was alleen het correct spellen van de mooie, maar vaak ingewikkelde buitenlandse namen van onze krachten een uitdaging. Ook de uren hielden we handmatig bij. Vervolgens probeerden we op basis van al onze notities foutloze berekeningen te maken. Er was ook nog een whatsappgroep waarin wij onze aanvragen dropten zodat de uitzendbureaus het op konden pakken. Dat leek makkelijk, maar was allesbehalve overzichtelijk natuurlijk. Het roosteren van ons vaste personeel ging vaak mondeling omdat we geen roosteroplossing hadden. Daarnaast hadden we onvoldoende inzicht in de werkelijk gewerkte uren. Daardoor konden we onze efficiency en productiviteit niet meten. Want wie kwam hoe laat binnen? Wat deed iemand op een dag? En hoeveel uur maakte iemand eigenlijk? Die data hadden we niet en dus konden we medewerkers nooit aanspreken vanuit feiten. Alleen vanuit onderbuikgevoel.

‘We hadden tijdsregistratie nodig om normen, targets en KPI’s te kunnen opstellen.'

Inzicht in efficiency

Eén van de grootste kostenposten in een distributiecentrum zijn de personeelskosten; zo ook bij ons. Best vreemd dus dat we hier onvoldoende inzicht en overzicht in hadden. Dat moest anders! We wilden meer inzicht in onze efficiency. Ook wilden we meer inzicht in wat klanten van ons vroegen en wat dat ons kostte: iedere klant heeft namelijk weer andere eisen en wensen. Zo willen sommige klanten de bakken strakker ingepakt hebben. Dat kunnen we realiseren, maar dat kost meer tijd en brengt dus meer kosten met zich mee. Voordat we met PEP gingen werken, hadden we geen inzicht in wat deze extra kosten waren. Hetzelfde gold voor de extra tijd die we kwijt waren aan klanten die op het laatste moment nog een nabestelling plaatsten; we misten inzicht. Onze eerste stap naar meer inzicht in onze efficiency was proberen om zaken vanuit logistiek oogpunt anders te organiseren. Dat liet ons echter al heel snel inzien dat we tijdsregistratie nodig hadden om normen, targets en KPI’s te kunnen opstellen. Daarvoor wilden we een systeem waarin medewerkers eenvoudig konden inklokken en dat ons helder inzicht gaf. We nodigden een aantal partijen uit en PEP bood precies dat wat we wilden. Onze keuze was snel gemaakt. Binnen een paar dagen was de implementatie van PEP geregeld en waren we ‘up and running’. Dat verliep allemaal heel soepel.

 

Eenvoud voor medewerkers en flexibiliteit per kostenplaats

Het handige aan PEP is dat we medewerkers niet eerst hoeven te registeren. Met een paar muisklikken zijn nieuwe vaste medewerkers namelijk al voorzien van een pasje. Uitzendmedewerkers hoeven we niet eens zelf te registreren. Zij komen binnen, steken hun pasje in de reader en klaar. Zo simpel werkt PEP. Dit was belangrijk voor ons omdat we vaak nieuwe krachten vanuit het uitzendbureau krijgen; zij moeten meteen met ons registratiesysteem kunnen werken. Nieuwe flexkrachten worden nu door het uitzendbureau eenvoudig aan het systeem gekoppeld zonder dat wij hier niets voor hoeven te doen. Bij ons klokt iedereen nu in, flexkrachten en vast personeel. Omdat we allemaal ook inklokken als we een taak op een andere afdeling gaan verrichten, registreren we alle uren waar ze horen en kunnen we steeds per kostenplaats zien hoeveel uren er worden gemaakt. De flexibele inklok-kastjes van PEP zijn hiervoor ook een uitkomst. Je hebt geen extra kabels of stroompunten nodig als je een inklok-kastje op een andere kostenplaats wilt installeren. Zo gebruik ik drie kastjes als flexibele kostenplaats, bijvoorbeeld als we opstarten met een nieuwe klant. Het flexibele klokkastje geeft mij inzicht in hoe lang we met bepaalde taken bezig zijn. Ik houd deze registraties zo gescheiden van de normale daghandel. En dit alles kan ik in het systeem eenvoudig zelf aanpassen zonder dat ik hiervoor een beroep op dure consultancy hoef te doen.

‘Dankzij PEP kunnen we de inzet van onze vaste en flexkrachten zo efficiënt mogelijk benutten; real-time en tot op de seconde nauwkeurig.’

Inzicht in processen op basis van data

De data die we ophalen met PEP geven ons ook inzicht in waarom bepaalde deadlines niet gehaald zijn. Voorheen miste ik dit inzicht en werkte ik op basis van aannames. Nu kunnen we tot op de seconde terug zien waarom de planten niet op tijd op de kar zijn gekomen. Bovendien kunnen onze teamleiders er dankzij PEP tot op de seconde voor zorgen dat de inzet van al onze vaste en flexkrachten zo efficiënt mogelijk wordt benut: is iemands inzet niet meer nodig? Dan kan diegene naar huis of hij springt bij op een andere afdeling waar ze op dat moment juist extra inzet nodig hebben. In dat geval klokt diegene hier natuurlijk direct in zodat de registratie van uren per kostenplaats blijft kloppen. Dankzij dit real-time inzicht in onze werkvoorraad en in onze inzet van personeel besparen we enorm veel geld; we kunnen immers direct bijsturen als bijzonderheden zichtbaar worden.

 

Overleg met collega’s en uitzendbureaus naar hoger niveau dankzij PEP

De urenregistratie van PEP bleek zo goed voor ons te werken, dat we een half jaar geleden besloten ook te gaan roosteren met PEP. Dit onder andere omdat we inzicht wilden in wat we van een uitzendbureau hadden gevraagd en wat we hadden gekregen. Dankzij dit verkregen inzicht vindt ons overleg en onze samenwerking met de uitzendorganisaties nu op een hoger niveau plaats. PEP is daarnaast voor mij een middel om aan onze inkoop/verkoop afdeling op basis van statistieken te laten zien waarom iets te laat was en hoe we hebben gedraaid. Het verschil tussen de geroosterde en de daadwerkelijk gerealiseerde uren geeft ons inzicht daarin.

'Wij werken veel goedkoper, omdat wij het op- en afschalen van onze benodigde medewerkers veel beter onder controle hebben.'

Goedkoper werken dankzij eenvoudig op- en afschalen

Wat we merken is dat wij veel goedkoper werken dan voorheen, omdat wij het op- en afschalen van onze benodigde medewerkers veel makkelijker kunnen regelen en beter onder controle hebben. Dat komt dankzij de eenvoud van PEP. Daarnaast heeft iedere medewerker zelf nu beter en eenvoudiger inzicht in gewerkte uren, verlofaanvragen en vakantiedagen. PEP houdt het allemaal bij. En als we er een keer niet uitkomen, dan is de supportafdeling van PEP echt geweldig! Ze weten alles direct of anders binnen een half uur.”

Over E. den Dekker

E. den Dekker levert sinds 1986 vanuit het Westland binnen 48 uur alle soorten planten direct van 1500 verschillende kwekers aan supermarkten, retail en warehouses door heel Europa. De verse planten die E. den Dekker distribueert worden met de grootste zorg geselecteerd en zijn daarmee altijd van hoge kwaliteit. Deze versheidsgarantie maakt E. den Dekker mogelijk dankzij een goede track en trace die laat zien waar een plant geweest is en hoe lang. Max Lumenta, werk al dertig jaar in de plantenexport. Hij begon in deze branche als productiemedewerker en werkt nu als Logistiek Manager bij E. den Dekker waar hij geniet van de dynamiek binnen zijn functie.

Benieuwd wat Pep voor jouw organisatie kan opleveren?

Wil je graag meer informatie over de PEP en welke voordelen dit jou kan bieden. Dan kun je ons bellen op onderstaand nummer. Karen of Anouk helpen jou dan graag verder. 

Je kunt ook het contactformulier invullen en dan nemen wij zo snel mogelijk contact met je op.

 

Bel direct

0544 – 47 16 96

Ik ben akkoord met de privacy policy van Nedap