Die Erfahrungen von E. den Dekker

Zeiterfassung und Planung

Wie das Verteilerzentrum E. den Dekker seinen Personaleinsatz EFFIZIENTER machte

Im Verteilerzentrum E. den Dekker kümmern sich täglich hundert Mitarbeiter im In- und Ausland um den Import und Export von Frischpflanzen an den Einzelhandel und Großhandel in ganz Europa. Dies erfordert natürlich einen hohen Automatisierungsgrad. Bis vor kurzem wurden hier jedoch Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung noch komplett von Hand durchgeführt. Die Mitarbeiter verwendeten dafür Stift, Papier, WhatsApp, Excel-Tabellen und viel Bauchgefühl – keine ideale Situation. Zur Steigerung der datenbasierten Effizienz entschied sich E. den Dekker vor vier Jahren, für seine Festangestellten und Zeitarbeitnehmer mit der PEP-Total Workforce-Plattform zu arbeiten. Max Lumenta, Logistik Manager, berichtet über die Situation vor und nach dem Einsatz von PEP.

Steigerung von Produktivität und Effizienz

„Wir arbeiten mit mehreren Zeitarbeitsfirmen zusammen. Vor der Automatisierung unserer Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung haben wir daher verschiedene Arten von Stundenzetteln und Excel-Tabellen von Hand geführt. Das war natürlich extrem fehleranfällig. So war beispielsweise die korrekte Schreibweise der schönen, aber oft komplizierten ausländischen Namen unserer Mitarbeiter eine Herausforderung. Auch die Stunden wurden manuell erfasst. Anschließend haben wir versucht, auf der Grundlage aller unserer Notizen fehlerfreie Berechnungen durchzuführen. Es gab auch eine WhatsApp-Gruppe, in der wir unsere Anträge gestellt haben, damit die Zeitarbeitsfirmen sie aufnehmen konnten. Das schien zwar einfach zu sein, war aber natürlich alles andere als übersichtlich. Die Planung unserer Festangestellten wurde oft mündlich durchgeführt, weil wir keine Zeitplanungslösung hatten. Daneben hatten wir unzureichende Einsicht in die tatsächlich gearbeiteten Stunden. Dadurch konnten wir unsere Effizienz und Produktivität nicht messen. Denn wer kam wie spät zur Arbeit? Was hat jemand an einem Tag gearbeitet? Und wie viele Stunden hat jemand eigentlich gearbeitet? Wir hatten diese Daten nicht, weshalb wir nie faktenbasiert auf die Mitarbeiter zugehen, sondern sie nur aus dem Bauchgefühl heraus ansprechen konnten.

„Wir brauchten eine Zeiterfassung, um Standards, Ziele und Leistungskennzahlen aufzustellen.“

Einblick in Effizienz

Einer der größten Kostenfaktoren in einem Verteilerzentrum sind die Personalkosten, und das ist bei uns nicht anders. Ziemlich merkwürdig also, dass es uns dabei an Einsicht und Übersicht mangelte. Das musste sich ändern! Wir wollten mehr Einblicke in unsere Effizienz. Und einen besseren Einblick, was Kunden von uns wollten und was uns das kostete, denn jeder Kunde hat seine eigenen Ansprüche und Erwartungen. Einige Kunden wollen beispielsweise, dass die Behälter straffer umwickelt werden. Das können wir umsetzen, doch es braucht mehr Zeit und führt damit auch zu höheren Kosten. Bevor wir mit PEP arbeiteten, hatten wir keine Einsicht in diese zusätzlichen Kosten. Das Gleiche galt für die Mehrzeit, die wir für Kunden aufwenden mussten, die in letzter Minute eine Nachbestellung machten – uns fehlte der Einblick. Unser erster Schritt zu mehr Verständnis unserer Effizienz war der Versuch, die Dinge aus logistischer Sicht anders zu organisieren. Dies ließ uns jedoch schnell erkennen, dass wir eine Zeiterfassung benötigten, um Standards, Ziele und Leistungskennzahlen aufstellen zu können. Dazu brauchten wir ein System, das es den Mitarbeitern ermöglicht, sich leicht an- und abzumelden, und das uns klare Einblicke gibt. Wir haben mehrere Firmen eingeladen und PEP bot genau das, was wir wollten. Unsere Entscheidung war also schnell getroffen. Innerhalb weniger Tage war die Implementierung von PEP erledigt und wir waren einsatzbereit. Alles lief ganz reibungslos.

 

Einfache Nutzung für Mitarbeiter und Flexibilität pro Kostenstelle

Das Praktische an PEP ist, dass wir Mitarbeiter nicht erst registrieren müssen. So bekommen neue Festangestellte mit wenigen Mausklicks bereits eine Ausweiskarte. Wir brauchen nicht einmal Zeitarbeitskräfte selbst zu registrieren. Sie kommen rein, stecken ihre Karten in den Leser und fertig. So einfach funktioniert PEP. Das war uns wichtig, denn wir bekommen oft neue Mitarbeiter vom Zeitarbeitsunternehmen und diese müssen sofort mit unserem Registrierungssystem arbeiten können. Das Zeitarbeitsunternehmen bindet nun einfach neue Flex-Arbeitnehmer an das System an, ohne dass wir etwas dafür tun müssen. Bei uns meldet sich jetzt jeder an und ab, Zeitarbeitnehmer und festangestellte Mitarbeiter gleichermaßen. Da wir uns alle auch per Ausweiskarte anmelden, wenn wir eine Aufgabe in einer anderen Abteilung erledigen, erfassen wir alle Zeiten dort, wo sie anfallen, und können immer sehen, wie viele Stunden pro Kostenstelle aufgewendet werden. Die flexiblen Zutrittsleser von PEP sind dabei die ideale Lösung. Man benötigt keine zusätzlichen Kabel oder Steckdosen, wenn man einen Zutrittsleser an einer anderen Kostenstelle installieren möchte. Ich nutze zum Beispiel drei Zutrittsleser als flexible Kostenstelle, z. B. wenn wir mit einem neuen Kunden starten. Der flexible Zutrittsleser gibt mir einen Einblick, wie lange wir für bestimmte Aufgaben brauchen. Ich halte diese Aufzeichnungen auf diese Weise getrennt vom normalen Tagesgeschäft. Und das alles kann ich im System selbst leicht anpassen, ohne auf teure Beratung zurückgreifen zu müssen.

„Dank PEP können wir sowohl unsere Festangestellten als auch unsere Zeitarbeitnehmer – in Echtzeit und auf die Sekunde genau – so effizient wie möglich einsetzen.“

Einsicht in Prozesse auf Basis von Daten

Die Daten, die wir mit PEP abrufen, geben uns auch Aufschluss darüber, warum bestimmte Terminvorgaben nicht eingehalten wurden. Früher fehlten mir diese Einblicke und habe ich mit Annahmen gearbeitet. Jetzt können wir bis auf die Sekunde sehen, warum die Pflanzen nicht rechtzeitig auf dem Wagen standen. Darüber hinaus können unsere Teamleiter dank PEP sicherstellen, dass der Einsatz all unserer Festangestellten und Zeitarbeitnehmer so effizient wie möglich genutzt wird: Ist der Einsatz einer Person nicht mehr notwendig, darf sie nach Hause gehen oder in einer anderen Abteilung aushelfen, wo man zu diesem Zeitpunkt zusätzliche Kräfte benötigt. In dem Fall meldet sich die Person hier natürlich sofort an, sodass die Erfassung der Stunden pro Kostenstelle korrekt bleibt. Durch diesen Echtzeit-Einblick in unsere Arbeitslast und den Einsatz unserer Mitarbeiter sparen wir enorm an Kosten, denn wir können sofort Anpassungen vornehmen, sobald sich Besonderheiten zeigen.

 

Beratung mit Kollegen und Zeitarbeitsfirmen dank PEP auf höherem Niveau

Das PEP-Zeiterfassungssystem hat sich für uns so gut bewährt, dass wir uns vor sechs Monaten entschieden haben, PEP auch bei der Planung einzusetzen. Einer der Gründe dafür war, dass wir einen Einblick wollten, was wir von einem Zeitarbeitsunternehmen angefordert und was wir erhalten haben. Dank dieser Erkenntnisse erfolgt unsere Beratung und Zusammenarbeit mit den Zeitarbeitsfirmen nun auf einem höheren Niveau. PEP ist für mich auch ein Mittel, um unserer Einkaufs- und Verkaufsabteilung anhand von Statistiken zu zeigen, warum etwas zu spät kam und wie wir gearbeitet haben. Der Unterschied zwischen den eingeplanten und den tatsächlichen Arbeitsstunden gibt uns Aufschluss darüber.

„Wir arbeiten viel kostengünstiger, weil wir unsere Mitarbeiterkapazitäten viel besser nach oben und unten korrigieren können.“

Kostengünstiger Arbeiten dank einfachem Korrigieren von Mitarbeiterkapazitäten nach oben und unten

Wir merken, dass wir viel kostengünstiger arbeiten als zuvor, weil wir unsere Mitarbeiterkapazitäten viel besser nach oben und unten korrigieren können und den Bedarf im Griff haben. Dies ist auf die Benutzerfreundlichkeit von PEP zurückzuführen. Darüber hinaus haben alle Mitarbeiter nun besseren und einfacheren Zugriff auf Arbeitszeiten, Urlaubsanträge und Urlaubstage. PEP erfasst alles. Und wenn wir es mal nicht nachvollziehen können, ist die Supportabteilung von PEP wirklich toll! Dort weiß man alles sofort, oder aber innerhalb einer halben Stunde.“

Über E. den Dekker

E. den Dekker liefert seit 1986 aus dem niederländischen Westland innerhalb von 48 Stunden alle Arten von Pflanzen direkt von 1500 verschiedenen Züchtern an Supermärkte, Einzelhandel und Lager in ganz Europa. Die von E. den Dekker vertriebenen Frischpflanzen werden mit größter Sorgfalt ausgewählt und sind daher stets von hoher Qualität. Diese Frischegarantie ermöglicht E. den Dekker mit einem guten Track- and Trace-Systems, das zeigt, wo sich eine Pflanze wie lange befindet. Max Lumenta arbeitet bereits seit dreißig Jahren im Pflanzenexport. Er begann als Produktionsmitarbeiter in diesem Bereich und arbeitet heute als Logistikleiter bei E. den Dekker, wo er die Dynamik in seiner Tätigkeit sehr zu schätzen weiß.

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